Systém vnitřních zásad
k zajištění povinností vyplývajících ze zák.č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
1. Úvodní ustanovení
1.1 Tento Systém vnitřních zásad (dále jako „SVZ“) slouží k zajištění plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jako „AML zákon“).
1.2 Uvedený Systém vnitřních zásad je závazný pro zaměstnance „Realitního zprostředkovatele“ a dále pak pro spolupracující třetí osoby zastupující při činnostech realitního zprostředkování „Realitního zprostředkovatele“ na základě písemné smlouvy nebo plné moci (dále souhrnně jako „Realitní makléř“).
1.3 K zajištění povinností vyplývajících z výše uvedeného zákona stanovujeme následující postup činností.
2. Identifikace účastníků obchodu
2.1 U každého obchodu (obchodem se pro tyto účely rozumí zprostředkování uzavření realitní smlouvy podle zák.č. 39/2020 Sb., o realitním zprostředkování, a jak je upraveno v § 2 odst. 1 písm. d) bod 2 „AML zákona“) v hodnotě přesahující částku odpovídající ekvivalentu 1.000 EUR a u obchodu bez ohledu na limit 1.000 EUR, který je vyhodnocen jako podezřelý, provede „Realitní makléř“ identifikaci účastníků obchodu. Identifikace musí být provedena v rozsahu údajů uvedených v čl. 2.2 tohoto „SVZ“.
2.2 Identifikační údaje účastníka obchodu
2.2.1 U klienta, který je fyzickou osobou:
- Všechna jména a příjmení
- Pohlaví (není potřeba uvádět, pokud je zřejmé z identifikačních údajů)
- Trvalý nebo jiný pobyt
- Rodné číslo, anebo, nebylo-li rodné číslo přiděleno datum narození
- Místo narození
- Státní občanství
- Jde-li o podnikající fyzickou osobu též její obchodní firma, odlišující dodatek nebo další označení, místo podnikání a IČ.
- Druh a číslo průkazu totožnosti, stát popř. orgán, který jej vydal, a doba platnosti průkazu totožnosti.
2.2.3 U klienta, který je právnickou osobou:
- Obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, sídlo
- Identifikační číslo nebo obdobné číslo přidělované v zahraniční u osob, které jsou jejím statutárním orgánem nebo jeho členem údaje jako u fyzické osoby viz výše.
2.2.4. Je-li statutárním orgánem, jeho členem nebo skutečným majitelem identifikované právnické osoby jiná právnická osoba, zaznamenají se i její identifikační údaje.
2.3 Postup identifikace a identifikační údaje osoby, která jedná jménem klienta
2.3.1 První identifikace klienta, který je fyzickou osobou, a každé fyzické osoby jednající jménem klienta, který je právnickou osobou, provede „Realitní makléř“ za fyzické přítomnosti identifikovaného, pokud není v tomto „SVZ“ stanoveno jinak.
2.3.2 Při identifikaci klienta, který je
a/ fyzickou osobou, „Realitní makléř“ identifikační údaje zaznamená a ověří v průkazu totožnosti, jsou-li v něm uvedeny, a dále zaznamená druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal a dobu jeho platnosti. Současně ověří shodu podoby s vyobrazením v průkazu totožnosti.
b/ právnickou osobou, „Realitní makléř“ identifikační údaje zaznamená a ověří z dokladu o existenci právnické osoby a v rozsahu podle písmene a/ provede identifikaci fyzické osoby, která jejím jménem jedná v daném obchodu, je-li statutárním orgánem, jeho členem nebo skutečným majitelem této právnické osoby jiná právnická osoba, zaznamená i její identifikační údaje (skutečným majitelem se dle „AML zákona“ v této souvislosti rozumí vždy pouze fyzická osoba).
2.3.3 Je-li klient zastoupen na základě plné moci, provede „Realitní makléř“ identifikaci zmocněnce podle postupu popsaného výše pod písm. a) a dále z předložené plné moci identifikuje zmocnitele; „Realitní makléř“ je povinen zajistit uchování (resp. předání k archivaci) originálu či ověřené kopie takové plné moci.
2.3.4 Je-li klient zastoupen zákonným zástupcem, provede „Realitní makléř“ identifikaci zákonného zástupce dle čl. 2 tohoto „SVZ“. Zákonný zástupce doloží „Realitními makléři“ identifikační údaje zastoupeného (v rozsahu údajů podle § 5 „AML zákona“).
2.3.5 Při dalších obchodech s klientem, který již byl identifikován, ověří „Realitní makléř“ vhodným způsobem totožnost konkrétní jednající fyzické osoby. Toto prověření lze provést i bez fyzické přítomnosti klienta, který je fyzickou osobou, nebo fyzické osoby jednající jménem klienta, který je právnickou osobou.
2.3.6 V době trvání obchodního vztahu nebo při dalších obchodech „Realitní makléř“ kontroluje platnost a úplnost identifikačních údajů klienta, informací získaných v rámci kontroly klienta nebo důvodnost výjimky z kontroly klienta a zaznamenává jejich změny.
2.3.7 Jestliže má „Realitní makléř“ při uzavírání obchodu podezření, že klient nejedná svým jménem, nebo že zastírá, že jedná za třetí osobu, vyzve klienta, aby doložil plnou moc. Advokát nebo notář může této výzvě vyhovět i tím, že předloží kopii příslušných částí dokladu, ze kterých identifikační údaje klienta zjistil.
2.3.8 Klient poskytne „Realitnímu makléři“ informace, které jsou k provedení identifikace nezbytné, včetně předložení příslušných dokladů. „Realitní makléř“ je oprávněn pro účely identifikace dle „AML zákona“ pořizovat kopie nebo výpisy z předložených dokladů a zpracovávat takto získané údaje k naplnění „AML zákona“.
2.4 Politicky exponované osoby
2.4.1. Za politicky exponovanou osobu se ve smyslu této směrnice považuje fyzická osoba, která je nebo byla ve významné veřejné funkci s celostátním nebo regionálním významem, jako je zejména hlava státu, předseda vlády, vedoucí ústředního orgánu státní správy a jeho zástupce (náměstek, státní tajemník), člen parlamentu, člen řídícího orgánu politické strany, vedoucí představitel územní samosprávy, soudce nejvyššího soudu, ústavního soudu nebo jiného nejvyššího justičního orgánu, proti jehož rozhodnutí obecně až na výjimky nelze použít opravné prostředky, člen bankovní rady centrální banky, vysoký důstojník ozbrojených sil nebo sboru, člen nebo zástupce člena, je-li jím právnická osoba, statutárního orgánu obchodní korporace ovládané státem, velvyslanec nebo vedoucí diplomatické mise, anebo fyzická osoba, která obdobnou funkci vykonává nebo vykonávala v jiném státě, v orgánu Evropské unie anebo v mezinárodní organizaci.
2.4.3. Skutečnost, zda se jedná či nejedná o politicky exponovanou osobu, zjišťuje „Realitní makléř“ nebo zaměstnanec „Realitního zprostředkovatele“, který identifikaci provádí.
3. Kontrola klienta
3.1. Kontrolu klienta je „Realitní makléř“ povinen provádět vždy před uskutečněním jednotlivého obchodu v hodnotě ekvivalentu 10.000 EUR a vyšší a dále vždy u podezřelého obchodu, před uskutečněním obchodu s politicky exponovanou osobou a dále v době trvání obchodního vztahu.
3.2 Kontrola klienta zahrnuje:
- získání informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu,
- zjišťování skutečného majitele, pokud je klient právnickou osobou; evidence skutečných majitelů je na www.esm.justice.cz,
- získání informací potřebných pro provádění průběžného sledování obchodního vztahu včetně zkoumání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda uskutečňované obchody jsou v souladu s tím, co povinná osoba ví o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu,
- přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků.
3.3 Kontrolu klienta provádí „Realitní makléř“ s náležitou odbornou péčí, a to způsobem a v rozsahu odpovídajícím povaze obchodu a klienta. Rozsah prováděné kontroly klienta tedy odpovídá kategorizaci klienta (např. dle teritoriálního hlediska) a povaze obchodu.
3.4 V případě, že na základě hodnocení rizik představuje klient, obchod nebo obchodní vztah zvýšené riziko legalizace výnosů z trestné činnosti nebo financování terorismu, provádí se zesílená kontrola klienta, která spočívá mj. v získávání dalších potřebných dokumentů a informací (a jejich ověřování) o skutečném majiteli, povaze obchodu a zdroji majetku či prostředků.
4. Podezřelý obchod a hodnocení rizik
4.1 Podezřelým obchodem se rozumí obchod uskutečněný za okolností vyvolávajících podezření ze snahy o legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo podezření, že v obchodu užité prostředky jsou určeny k financování terorismu, nebo jiná skutečnost, která by mohla takovému podezření nasvědčovat.
4.2 Pro hodnocení rizik legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, která mohou nastat, se jednotlivé obchody nebo obchodní vztahy posuzují individuálně. Maximální pozornost je věnována zejm. obchodům, jejichž předmětem je převod nemovité věci, kdy lze jako rizikové považovat skutečnosti, kdy byla převáděná nemovitost nabyta za nápadně vyšší nebo nižší cenu oproti skutečné hodnotě věci, kdy je převodcem prodej realizován v blízkém časovém sledu od nabytí, nebo pokud jsou klientem požadovány nestandardní požadavky. Za rizikový typ klienta, kde je potřeba zvýšené pozornosti, lze považovat právnické osoby se zakrytou vlastnickou strukturou, nebo i fyzické osoby s bydlištěm z rizikových oblastí. Při zjištěných pochybnostech musí „Realitní makléř“ nebo jiný zaměstnanec, který provádí kontrolu, pro další postup ve věci neprodleně informovat „Realitního zprostředkovatele“.
4.5 Za podezřelý se obchod považuje vždy, pokud
- klient nebo skutečný majitel je osoba, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí (§ 2 zákona č. 69/2006 Sb.); seznam je přístupný na www.sanctionsmap.eu, seznam rizikových zemí podle EU a FATF a vysoce rizikových třetích zemí je přístupný na www.fau.gov.cz,
- klient se odmítá podrobit kontrole nebo odmítá uvést identifikační údaje osoby, za kterou jedná.
4.5.1 Pokud „Realitní makléř“ vyhodnotí znaky uvedené v čl. 4.2 tak, že by se mohlo jednat o podezřelý obchod, oznámí tuto skutečnost neprodleně spolu se zjištěnými identifikačními údaji účastníka (-ů) obchodu a veškerými dalšími okolnostmi případu vedoucímu pracovníkovi „Realitního zprostředkovatele“.
4.5.2 Pokud „Realitní makléř“ zjistí při realizaci obchodního případu některý ze znaků podle čl. 4.2 tohoto „SVZ“, oznámí tuto skutečnost vždy neprodleně se všemi zjištěnými identifikačními údaji účastníka/ů obchodu a veškerými dalšími okolnostmi případu vedoucímu pracovníkovi „Realitního zprostředkovatele“.
4.5.3 Pokud „Realitní makléř“ nebo jiný zaměstnanec „Realitního zprostředkovatele“ provádějící kontrolu klienta zjistí, že klient, nebo osoba jednající jménem či za klienta, je na sankčním seznamu, musí zajistit prostřednictvím vedoucích pracovníků „Realitního zprostředkovatele“ podání Oznámení podezřelého obchodu (dále též „OPO“) na „FAÚ“.
4.6 Povinnost neuskutečnit obchod
4.6.1 „Realitní makléř“ odmítne uskutečnění obchodu nebo uzavření obchodního vztahu v případě, že je dána identifikační povinnost a klient se odmítne podrobit identifikaci nebo odmítne doložit plnou moc, neposkytne potřebnou součinnost při kontrole nebo z jiného důvodu nelze provést identifikaci nebo kontrolou klienta, nebo má-li osoba provádějící identifikaci nebo kontrolu (zaměstnanec či „Realitní makléř“ „Realitního zprostředkovatele“) pochybnosti o pravdivosti informací poskytnutých klientem nebo o pravosti předložených dokladů.
4.6.2 „Realitní makléř“ neuskuteční obchod s politicky exponovanou osobou, pokud mu není znám původ majetku užitého v obchodu. Ve všech těchto případech je „Realitní makléř“ povinen neprodleně informovat vedoucího pracovníka „Realitního zprostředkovatele“.
4.6.3 „Realitní makléř“ neuskuteční obchod s politicky exponovanou osobou bez souhlasu vedoucího pracovníka „Realitního zprostředkovatele“
5. Oznamovací povinnost
5.1 Zjistí-li při jednání s klientem „Realitní makléř“ či zaměstnanec cokoliv neobvyklého, co by mohlo naznačovat podezřelý obchod ve smyslu čl. 4 tohoto „SVZ“, je povinen s tímto zjištěním ihned seznámit osobu pověřenou zajišťováním styku s „FAÚ“ (tedy vedoucího pracovníka „Realitního zprostředkovatele“). Tato osoba nejprve vyhodnotí všechny okolnosti obchodu v přísl. souvislostech a následně posoudí, jedná-li se o podezřelý obchod; pokud ano, učiní, bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 5-ti kalendářních dnů od zjištění obchodu, oznámení „FAÚ“ (Finančnímu analytickému úřadu). Oznámení zašle prostřednictvím elektronického formuláře pro podání oznámení o podezřelém obchodu, který je na www.fau.gov.cz/kontakty, nebo aplikací MoneyWeb Lite klient.
5.3 Oznámení podezřelého obchodu nelze podat telefonicky, faxem, nezabezpečeným elektronickým spojením (běžný e-mail) ani prostřednictvím datové schránky.
5.4 Další možnosti splnění oznamovací povinnosti – oznámení lze podat ústně do protokolu, a to v místě určeném po předchozí dohodě s „FAÚ“.
5.5 Vyžadují-li to okolnosti případu (zejména hrozí-li nebezpečí z prodlení), oznámí zaměstnanec „Realitního zprostředkovatele“ či „Realitní makléř“ (tedy osoba, který v rámci svých povinností vyplývajících z tohoto „SVZ“ a příslušných právních předpisů ke zjištění stavu věci došla) za „Realitního zprostředkovatele“ podezřelý obchod na „FAÚ“ neprodleně po jeho zjištění.
5.6 Oznámením podezřelého obchodu není dotčena povinnost stanovená ve zvláštním zákoně oznámit skutečnosti nasvědčující spáchání trestného činu.
6. Stanovení osoby určené k zajišťování průběžného styku s FAÚ
6.1 Osobou určenou k zajišťování průběžného styku s „FAÚ“ je za „Realitního zprostředkovatele“: Lenka Sůrová, pracovní pozice: realitní makléře, mob.tel.: 604 925 986, e-mail: [email protected], v době od 8:00 do 15:00 hodin.
6.2 V případě nepřítomnosti zajišťuje kontakt s „FAÚ“: Andrea Štrynclová, pracovní pozice: realitní makléř, mob.tel.: 603 888 625, e-mail: [email protected], v době od 8:00 do 15:00 hodin.
6.3 O určení osoby k plnění oznamovací povinnosti podle § 18 „AML zákona“ a k zajišťování průběžného styku s „FAÚ“ informuje „Realitní kancelář“ „FAÚ“ prostřednictvím datové schránky nejpozději do 30 dnů ode dne, kdy nastaly v souvislosti s určením kontaktní osoby změny.
7. Povinnost mlčenlivosti
7.1 Všem zaměstnancům „Realitního zprostředkovatele“, spolupracujícím „Realitním makléřům“, stejně tak i dalším třetím osobám, které budou mít informace o podaném Oznámení podezřelého obchodu, se ukládá zachovávat mlčenlivost o Oznámení podezřelého obchodu nebo o úkonech učiněných „FAÚ“ ve vztahu ke třetím osobám, včetně osob, jichž se sdělené informace týkají.
7.2 Povinnosti zachovávat mlčenlivost se nelze dovolávat vůči:
- orgánu činnému v trestním řízení, pokud provádí řízení o trestném činu souvisejícím s legalizací výnosu nebo jedná-li se o splnění oznamovací povinnosti vztahující se k takovému trestnému činu,
- soudu rozhodujícímu v občanském soudním řízení spory týkající se obchodu nebo nároku vyplývajícího z „AML zákona“,
- osobám vykonávajícím bankovní dohled,
- orgánu oprávněnému podle zvláštního předpisu rozhodovat o odnětí oprávnění k podnikatelské nebo jiné samostatné výdělečné činnosti v případě, že „FAÚ“ předloží podnět k odnětí takového oprávnění,
- osobě, která by mohla uplatnit nárok na náhradu škody podle tohoto zákona, jde-li o následné oznámení skutečností rozhodných pro uplatnění takového nároku.
8. Archivace údajů
8.1 Údaje získané při identifikaci a kontrole klienta (tedy zejména identifikační údaje, údaje týkající se průkazu totožnosti, originál nebo úředně ověřená kopie plné moci v případě zastupování na základě plné moci, údaje o tom, kdo a kdy provedl u „Realitního zprostředkovatele“ první identifikaci klienta) budou uschovány po dobu 10-ti let od ukončení obchodu a budou uloženy ve spise zakázky. Dále pak budou po stejnou dobu uchovány údaje a doklady o obchodech spojených s povinností identifikace, tj. zejména smlouvy a doklady o platbách.
9. Další povinnosti
9.1 Údaje o obchodech, na něž se vztahuje identifikační povinnost nebo ohledně nichž „FAÚ“ provádí šetření, sdělují na požádání ve stanovené lhůtě „FAÚ“ vedoucí pracovník „Realitní ho zprostředkovatele“, který také předkládá potřebné informace o těchto obchodech, nebo k nim umožní přístup pověřeným zaměstnancům „FAÚ“ při prověřování oznámení a poskytnou informace o osobách, které se jakýmkoli způsobem účastnily takových obchodů.
9.2 Vedoucí pracovník „Realitního zprostředkovatele“ je povine provést školení zaměstnanců a spolupracujících „Realitních makléřů“ (stejně tak i třetích osob, které se mohou s podezřelým obchodem setkat před zařazením na jejich pracovní místa), z této směrnice („SVZ“) a z „AML zákona“, a to nejméně 1x za 12 měsíců.
9.3 Vedoucí pracovník „Realitního zprostředkovatele“ je povinen evidovat a uchovat obsah školení, účast na těchto školeních (prezenční listinu podepsanou účastníky proškolení); tuto evidenci uchovávat po dobu 5 let. Obsah školení musí být vedoucím pracovníkem „Realitního zprostředkovatele“ aktualizován a doplňován.
9.4. Za provádění kontroly dodržování povinností dle „AML zákona“ je odpovědný vedoucí pracovník „Realitního zprostředkovatele“.
9.5 Tento Systém vnitřních zásad byl schválen statutárním orgánem „Realitního zprostředkovatele“.
V Liberci dne 20.5.2025
